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疫情沖擊下,任何一家企業(yè)可能都要重新思考「降本增效」的重要性

作者:石墨文檔 來源: 時(shí)間:2020-05-22

如果我們只關(guān)注「降本」,很容易聯(lián)想到「降薪」「裁員」「削減福利」等一系列看起來并不美好的事物,況且治標(biāo)不治本。但如果我們聚焦「增效」,或許能釜底抽薪,命中問題要害。


企業(yè)增效,關(guān)鍵在于調(diào)度好每一位員工的工作積極性,并通過合理的工作安排,減少企業(yè)內(nèi)無效溝通、重復(fù)溝通所浪費(fèi)的時(shí)間成本,從而人效最大化,即企業(yè)產(chǎn)能最大化。


企業(yè)中的低效時(shí)間滲透在平時(shí)工作中的方方面面:員工本地寫好一份文檔;打開微信發(fā)送;領(lǐng)導(dǎo)收到文檔,查看、修改、確認(rèn);員工再次修改。這樣的流程每天都會(huì)上演,而且是

集腋成裘,員工每天花費(fèi)在傳輸文件、查找文件、內(nèi)容匯總、文件傳輸上的時(shí)間并不是個(gè)小數(shù)目。對于一家10000 人規(guī)模的企業(yè)來說,每天至少要耗費(fèi) 90 分鐘的無效時(shí)間,這直接導(dǎo)致企業(yè)每年需要付出將近 800 萬元的無效成本。


如果再考慮到像文件泄漏這樣的安全問題,企業(yè)付出的成本會(huì)更大。所以,從長遠(yuǎn)角度看,企業(yè)需要一個(gè)合適的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具,來提升團(tuán)隊(duì)跨部門、跨地域的工作效率,并在保證數(shù)字資產(chǎn)安全的前提下,將企業(yè)內(nèi)部知識庫打造成團(tuán)隊(duì)決策的智慧大腦。


石墨文檔,可能是最早感知協(xié)同價(jià)值的團(tuán)隊(duì)工具


早在 6 年前,石墨文檔就注意到企業(yè)協(xié)同辦公中的效率難題,開始打磨產(chǎn)品、不斷功能上新,希望幫助企業(yè)優(yōu)化工作流程,提升工作效率。


如今,石墨文檔羽翼豐滿,上線了支持 400 余種公式的表格,方便統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的表單,適合企業(yè)跨部門協(xié)作的團(tuán)隊(duì)空間等,并針對企業(yè)個(gè)性化需求,提供私有化部署服務(wù)。


2020 年,遠(yuǎn)程辦公風(fēng)口將至,石墨憑借多年的技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)積累,在眾科技巨頭的紛紛入場下,仍保有自己的一席之地。


全產(chǎn)品矩陣,滿足企業(yè)流程化辦公需求


石墨文檔發(fā)展至今,已有產(chǎn)品線包含文檔、表格、表單、幻燈片、思維導(dǎo)圖、白板、團(tuán)隊(duì)空間等,基本可以滿足企業(yè)辦公場景中的常見需求。



1. 文檔:離線保存,多人編輯


石墨文檔,支持多人在線協(xié)作編輯,從而告別郵件、IM 軟件多次傳輸文件煩擾;毫秒級實(shí)時(shí)多端同步,方便員工隨時(shí)隨地開展工作;自動(dòng)保存文檔編輯歷。史,隨時(shí)可追溯查看歷史版本。


石墨還提供了對公文寫作更加友好的「文檔專業(yè)版」,可以滿足更高的格式與排版需求,讓公文寫作與出版物編輯等專業(yè)化工作變得簡單。

2. 表格:完美兼容 Excel,權(quán)限精細(xì)化管理


石墨表格,完美兼容本地 Excel 文件,導(dǎo)入導(dǎo)出流暢無損,無格式混亂;提供的 6 大函數(shù)類別,400+公式,基本可以覆蓋 90%主流辦公軟件;支持單元格鎖定,可根據(jù)不同協(xié)作者開放不同層級的查看/編輯權(quán)限;支持篩選視圖,協(xié)作者可獨(dú)立篩選數(shù)據(jù)而不互相干擾。


借助石墨表格,企業(yè)可以極大簡化「多地多人多部門的統(tǒng)計(jì)、收集、匯總、驗(yàn)算」等繁瑣工作,并可靈活搭建企業(yè)所需系統(tǒng)。

石墨還提供了可以和表格雙向打通的表單,適用于活動(dòng)統(tǒng)計(jì)、員工年終考察、公司滿意度調(diào)查等多種數(shù)據(jù)收集場景,配合數(shù)據(jù)可視化分析,企業(yè)的信息收集、管理與分析變得更加靈活便捷。


3. 團(tuán)隊(duì)空間:集中存儲,企業(yè)外腦


石墨團(tuán)隊(duì)空間,提供企業(yè)云盤功能,支持上傳大多數(shù)格式文件,并支持 Office、pdf、圖片、音視頻、txt、markdown

等多種格式文件的在線預(yù)覽,方便項(xiàng)目組資料共享。


團(tuán)隊(duì)空間中,還可通過組織架構(gòu),一鍵為團(tuán)隊(duì)空間添加企業(yè)成員,方便部門內(nèi)及跨部門協(xié)作。


同時(shí),「千人千面」的權(quán)限體系可以助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)文件、成員權(quán)限的精細(xì)化管理,確保高效協(xié)作,防止信息泄露。

4. 幻燈片、思維導(dǎo)圖、白板:常用功能,應(yīng)有盡有


石墨還提供支持多人協(xié)作的幻燈片,團(tuán)隊(duì)成員可通過二維碼、鏈接分享給觀眾,無論身在何方,演示時(shí)觀眾只需打開電腦、手機(jī)、Pad 等設(shè)備就能實(shí)時(shí)同步播放,即使遠(yuǎn)隔萬里也如同在一個(gè)會(huì)議室面對面交流。


石墨思維導(dǎo)圖支持多人協(xié)作思維碰撞,編輯、修改過程中可實(shí)時(shí)看到其他協(xié)作者標(biāo)記。


石墨白板讓遠(yuǎn)程會(huì)議更加高效便捷,多位成員通過音視頻連線,圍繞一個(gè)話題各抒己見,邊聊邊寫,邊聊邊畫,討論思路與結(jié)果同步呈現(xiàn)。



安全,企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)的重中之重


石墨文檔擁有更多企業(yè)專屬功能和更高安全權(quán)限管控,適用于對組織管理、文件安全有較高要求的團(tuán)隊(duì) / 企業(yè)。


1. 操作日志,多維度掌握文檔細(xì)節(jié)


惡意修改、刪除文件,這些頻出的文件危險(xiǎn)事件,企業(yè)要如何防范?一個(gè)多角度、細(xì)顆粒度的文件動(dòng)態(tài)查詢機(jī)制就顯得必不可少。


企業(yè)高級版中的「操作日志」可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)查詢文件的操作動(dòng)態(tài)。


企業(yè)創(chuàng)建者和管理員在后臺可以查詢某一時(shí)間段的所有操作日志。

也可以查詢某一操作(如創(chuàng)建文件、收藏文件、移動(dòng)文件等)的所有操作日志。

除此之外,操作日志還可以查詢某一員工、某一文件的所有操作日志。同時(shí),通過多維度累加,企業(yè)創(chuàng)建者還可以全維度查詢某一員工在某段時(shí)間,對某一文件進(jìn)行的某一操作的所有日志。


2. 訪問者水印,截圖可追責(zé)


社交媒體上頻發(fā)的企業(yè)文件截圖,給企業(yè)聲譽(yù)和運(yùn)營產(chǎn)生了巨大影響。開啟石墨文檔中的訪問者水印,可以防范內(nèi)部員工惡意截圖傳播,當(dāng)員工截圖或拍照轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)部文件時(shí),圖片會(huì)帶有員工信息水印,有利于防止資料外泄,也可以保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)。

除了明顯水印,石墨還提供雙重水印機(jī)制,即使避開明顯水印截圖,也會(huì)在圖片中植入肉眼不可見水印,這樣不僅能起到警示作用,也可在事情發(fā)生后,方便追責(zé)。


3. 高危操作,實(shí)時(shí)預(yù)警


即將跳槽到競對的員工,離職前惡意導(dǎo)出大量敏感文件,以供之后使用;在職員工日常工作時(shí),將重要企業(yè)文件備份,泄漏給外部客戶;非銷售組員工拿到了核心銷售策略及內(nèi)部定價(jià)規(guī)則……


這些場景可能正在發(fā)生,或是在不久的將來。


保護(hù)企業(yè)數(shù)字資產(chǎn),除了需要精細(xì)化的文件權(quán)限管理,還需要對文件的操作記錄、頻次等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,這樣才能在全流程上,避免出現(xiàn)員工有意無意泄露企業(yè)文件等安全事故。


石墨文檔提供的「文件安全預(yù)警」功能,可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控文件異常狀態(tài),短時(shí)間員工大量復(fù)制、導(dǎo)出企業(yè)文件等異常操作,企業(yè)會(huì)自動(dòng)收到郵件通知,降低損失。

除了導(dǎo)出文件數(shù)量外,「文件預(yù)警」還可以對其他具體事件進(jìn)行設(shè)定,比如打印文件數(shù)量、開啟共享開關(guān)數(shù)量、移動(dòng)空間文件數(shù)量等。



無論是員工的正常還是異常操作,只要當(dāng)天操作事件數(shù)量到達(dá)企業(yè)預(yù)設(shè)閾值,系統(tǒng)就會(huì)發(fā)送郵件提醒企業(yè)創(chuàng)建者或管理員,及時(shí)響應(yīng),控制企業(yè)文件外泄。


4. 公開鏈接加密分享


設(shè)置文檔公開分享時(shí),可在石墨中設(shè)置“需要密碼訪問”或“僅限企業(yè)成員訪問”,從而實(shí)現(xiàn)文檔的定點(diǎn)定向傳輸,并可有效杜絕內(nèi)部文檔外泄。

管文件,更是企業(yè)管理學(xué)

憑借多種精細(xì)化的權(quán)限設(shè)置,以及對企業(yè)組織架構(gòu)的打通,石墨除了可以管理文檔,還可以滿足基本的企業(yè)員工管理需求。


1. 離職交接不再難,一鍵接管重要文件


現(xiàn)代企業(yè),管理上有兩大重點(diǎn),一是對員工的管理,二是對數(shù)字資產(chǎn)的管理。大部分傳統(tǒng)企業(yè),數(shù)字資產(chǎn)與員工密不可分。當(dāng)有員工離職時(shí),人員交接不當(dāng)就會(huì)導(dǎo)致交接文件冗雜、被交接人員難以整理,增加時(shí)間成本。


對此,石墨文檔企業(yè)高級版中的的「一鍵交接」就顯得十分便捷,可以更好幫助員工整理文件、減少對接時(shí)間,同時(shí)保證文件歸屬于企業(yè),不會(huì)隨離職而被員工帶走


簡單來說,石墨的離職交接邏輯是:企業(yè)交接人發(fā)起交接,只需一個(gè)鏈接即可將離職員工文件轉(zhuǎn)移到公司相關(guān)負(fù)責(zé)人手中。


在這一過程中,交接人可以看到離職員工的文件情況:

交接人可以將離職員工的重要文件轉(zhuǎn)移到到負(fù)責(zé)人賬號,同時(shí)離職員工賬號會(huì)自動(dòng)清空這些文件。


2.  樹形結(jié)構(gòu),文件層級一目了然


隨著企業(yè)文件不斷增加, 難免會(huì)出現(xiàn)文件雜亂,各種堆疊的情況,很容易讓人找東西時(shí)無從下手。


石墨企業(yè)高級版中的樹形結(jié)構(gòu),提供的文件層級脈絡(luò),可以讓各種文件堆放一目了然,企業(yè)文件管理更為清晰。

利用樹形結(jié)構(gòu),企業(yè)可以規(guī)范文件管理,員工按照空間目錄即可快速定位所需文檔和內(nèi)容。


對于企業(yè)管理者來說,也可以根據(jù)項(xiàng)目優(yōu)先級、文件重要程度、參考價(jià)值等對團(tuán)隊(duì)空間的文件和文件夾進(jìn)行排序。


石墨的樹形結(jié)構(gòu)還提供預(yù)覽模式,用戶可直接在左側(cè)的空間目錄點(diǎn)擊文件夾或文件,右側(cè)實(shí)時(shí)預(yù)覽,查看文件內(nèi)容。


3. 效能看板,可視化分析企業(yè)效率


每位老板都應(yīng)及時(shí)關(guān)心自己企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,尤其是效率方面。


通過石墨文檔企業(yè)高級版中的效率看板,企業(yè)管理員能夠了解企業(yè)賬號的歷史累計(jì)數(shù)據(jù)、熱門文章等信息。更關(guān)鍵的是可以實(shí)時(shí)查看全公司使用石墨文檔的情況,這為企業(yè)管理者深入了解團(tuán)隊(duì)提供了便捷。


通過效能看板,企業(yè)可以直觀看到借助協(xié)同文檔節(jié)省下來的時(shí)間和效率提升情況。


6 周年權(quán)益


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