企業(yè)管理寶典?|?如何做到跨部門高效協(xié)同,打破數(shù)據(jù)孤島?(工程企業(yè)數(shù)字化)
傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展到一定階段時,由于各個部門各自存儲數(shù)據(jù),部門之間的數(shù)據(jù)無法互通,這就容易導致這些數(shù)據(jù)像一個個孤島一樣缺乏關聯(lián)性,也就是形成了所謂的“數(shù)據(jù)孤島”。數(shù)據(jù)孤島造成內部各部門之間溝通成本越來越高,也直接影響企業(yè)整體管理效率,從而影響公司利益。
下面我們來分析一下數(shù)據(jù)不互通所帶來的弊端和對應的解決方法:
一、數(shù)據(jù)壁壘的存在會帶來哪些問題?
1、數(shù)據(jù)孤島
企業(yè)發(fā)展到一定階段時,各個部門各自存儲數(shù)據(jù),部門之間的數(shù)據(jù)無法互通,這導致這些數(shù)據(jù)像一個個孤島一樣缺乏關聯(lián)性。
不同部門站在自己角度定義數(shù)據(jù),使得相同數(shù)據(jù)被賦予不同含義,這就增加了跨部門數(shù)據(jù)合作的溝通成本。且數(shù)據(jù)在不同的部門進行獨立存儲,獨立維護。
2、溝通協(xié)同成本高
據(jù)調查結果顯示,企業(yè)中普通員工與中層管理者之間,花費在內部溝通上的時間,至少占其工作時間的40%-50%,對于更高層的主管來說這一比例則會更高。
- 有些工作在部門內溝通完全沒問題,但是跨部門溝通就問題不斷;
- 一項工作原本由一個部門主導另一個部門協(xié)作,但因配合不當,遲遲無法交付;
- 跨部門工作經常出現(xiàn)多個部門重復做了同一份工作;
- 工作出現(xiàn)問題,各部門相互推卸責任,無人擔責;
這些都是我們工作中經常遇到的協(xié)作問題,隨著企業(yè)的發(fā)展壯大,部門越來越多,成員也逐漸增加,工作慢慢細化,跨部門之間的合作越來越難,溝通協(xié)作效果低下,影響公司整個工作效率。
二、為什么跨部門協(xié)作越來越難?
1、各部門的職責不同,不能相互理解
不同部門之間的工作內容和職責都不相同,有時候大家都只看到自己想要什么,看不到別人的難處。
2、任務目標不同,每個人的視角也會不同
每個部門都有各自不同的任務和職責,如果目標不一致,結果就是大家各忙各的,只從本部門的工作和利益出發(fā),而忽視了組織的整體目標。這樣只會強化部門之間的競爭而削弱了合作的目的,容易造成跨部門的溝通障礙,不能順暢實現(xiàn)組織目標。
3、個人KPI > 公司總體目標
說白了,每個人工作首先都是為了自己的利益,任務完成的好,就能獲得相應的獎勵,但跨部門協(xié)作經常出現(xiàn)自己協(xié)助其他部門干了活,但功勞只給其他部門的情況,因此很少有人會愿意幫助別人做自己本職工作之外的事。
三、如何做好跨部門協(xié)作
跨部門溝通可以遵循以下幾點原則:
1、制定共同目標
跨部門協(xié)作首先需要制定共同的目標并達成共識的,而且目標制定完畢還需要公開,向全公司公開OKR,將目標透明化,讓每個部門、每個人都能時刻看到公司的目標,清楚自己所做的工作是否偏離了公司目標。
2 、任務責任劃分具體到個人,明確跨部門人員崗位職責
每個部門員工都有自己明確的崗位職責,跨部門協(xié)作時,員工任務和職責要劃分明確,做到權責分明以及合理分工;
同時還需要明確共同的協(xié)作內容,確定跨部門協(xié)作崗位和人員,梳理出一條完整的工作流程,保證每項工作都有人員負責;
不斷優(yōu)化完善跨部門的工作流程,并固化形成工作標準。
3、溝通前明確訴求,保障溝通順暢
跨部門協(xié)作時,溝通難是主要問題之一,溝通不到位就容易造成工作上的紕漏。因此,我們在溝通前應該先明確自己的訴求,然后再進行有效溝通,保證雙方溝通順暢,盡可能地達到預期的效果。
4、統(tǒng)一的溝通平臺,方便信息留存
現(xiàn)在很多企業(yè)都是用企業(yè)微信或郵件溝通,來回切換既不方便也容易造成溝通不到的問題。統(tǒng)一的協(xié)同管理平臺不僅可以實現(xiàn)部門之間的信息互通,還可以避免聊天中的重要信息及文件的丟失,提高溝通效率。
紅圈工程項目管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)打破數(shù)據(jù)壁壘,供各部門員工隨時隨地在線溝通無障礙,共享信息,解決自己在工作中遇到的各種問題 ,重要文件資料也可隨時轉存到系統(tǒng)中,保證數(shù)據(jù)安全。
同時優(yōu)化公司的管理流程,通過靈活的流程疏通各項業(yè)務線的管理,使各環(huán)節(jié)的人、責、權劃分更為清晰和合理,打破傳統(tǒng)企業(yè)部門人員冗余責任不清、互相踢皮球的狀態(tài),使得公司管理流程簡潔化、實用化,從而提升管理效率。
信息技術的發(fā)展日新月異,深度影響著企業(yè)的管理方式。在信息大爆炸時代,企業(yè)要增強競爭力,在市場競爭中立于不敗之地,采用先進技術武裝自己是必由之路。
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近來,“數(shù)字化轉型”成了一個高頻詞,且熱度不斷在增高。業(yè)內許多人士都在談論這個話題,大有誰不談“數(shù)字化轉型”誰就是個“落伍者”之狀。為便于在相同語境下討論問題,今天我也湊個熱鬧,以“數(shù)字化轉型”為題,談一點粗淺認識,就教于同行。
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